Die Statuten bilden die Grundlage der Organisation eines Vereins. In den Statuten werden der Name, die Zielsetzungen und die innere Ordnung eines Vereins einschließlich seiner Vertretung nach außen bestimmt. Sie bilden die Grundlage seiner Organisation und seiner Tätigkeit. Zivilrechtlich sind Vereinsstatuten als Vertrag zwischen den Mitgliedern und zwischen jedem Mitglied und dem Verein anzusehen.

Die Geschäftsordnung sind Richtlinien, nach denen die Arbeit des Vorstands abgewickelt wird, soweit sie gesetzlich oder satzungsmäßig nicht geregelt ist. Wichtige in der Geschäftsordnung geregelte Punkte: Einberufung zur Sitzung, Tagesordnung, Vorsitz, Abstimmungsmodus, Minderheitsvotum, Protokollführung, Berichterstattung, Geschäftsführung zwischen den Sitzungen.

Eine Vereinssstrategie ist ein langfristiger Plan, mit dem die Ziele des Vereins erreicht werden sollen und der Erfolg von Projekten und der gesamten Vereinsarbeit zu sichern ist. Für die Vereinsstrategie werden Einzelziele in Form von Meilensteinen und Zeitpunkten festgelegt.
Die einzelnen Teile der Vereinsstrategie sind:

• Unsere Mission
• Unser Hintergrund
• Unsere Organisationsstruktur
• Unsere Werte
• Unsere Vision, Ziele, Chancen und Risiken

Ausgehend von der Vereinsstrategie hat der Vorstand eine Zusammenfassung der Vereinsziele erstellt, die "Die drei Säulen" genannt werden.

Ausgehend von der Vereinsstrategie hat sich der Vorstand mit einem Zukunftsbild der Kirchenmusik als Ganzer beschäftigt. In einem Positionspapiert hat er im Jahr 2020 seine grundlegenden Ansichten und Wünsche formuliert. Dieses Positionspapier dient dazu, eine breite Diskussion über Kirchenmusik zu starten, in der die Erwartungen, Ziele, Hoffnungen und Wünsche an eine moderne Kirchenmusik beleuchtet werden sollen.

Ausgehend von der Vereinsstrategie und dem "Positionspapier Kirchenmusik" hat der Vorstand ein Leitbild einer modernen Kirchenmusik entwickelt.

Am 25.Mai 2018 trat die europaweit gültige Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)in allen Ländern der Europäischen Union alleinig in Kraft und ersetzte das bisher gültige Bundesdatenschutzgesetz. Aus diesem Grund hat die Firma Newsletter2go - unser Newsletter Partner gemeinsam mit dem Händlerbund und ihrem internen Datenschutzbeauftragten und Justiziar ein Whitepaper entwickelt, das die zentralen Inhalte und Veränderungen übersichtlich und so kurz wie möglich darstellt.

Die Fima "smartesmarketing" hat zum in Kraft treten der DSGVO ein Audiobook und Checklisten veröffentlicht. Dieses Hörbuch ist für alle Selbstständigen, Unternehmer und Freelancer. Für all jene Personen, die eine Dienstleistung, ein Produkt oder einen Service anbieten, die Kundendaten haben, die eine Webseite betreiben - eigentlich für alle Personen.

Jeder Verein, auch der kleinste, benötigt für seine Arbeit ein Mindestmaß an Verwaltung, es werden personenbezogene Daten verwaltet.

Die ordnungsgemäße Verarbeitung dieser Daten dokumentiert das Verarbeitungs- verzeichnis (Art. 30 DS- GVO). Dieses Verarbeitungsverzeichnis muss in jedem Verein vorliegen und jederzeit in gedruckter Form und/oder elektronisch verfügbar sein. Kein Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen wäre der erste Verstoß gegen die Bestimmungen des Datenschutzes!Weiter muss für die Verarbeitung von Daten ein Rechtsgrund (Art. 6 DS-GVO) vorhanden sein. Dieser kann im Rechtsverhältnis zwischen Verein und Mitglieder bestehen (ein Sportverein kann ein Mitglied zu einem Wettkampf nur dann anmelden, wenn bestimmte Angaben über das Mitglied vorhanden sind und weiter gegeben werden dürfen). Ein weiterer Rechtsgrund besteht für den Verein aus gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (jeder Verein muss seine steuerlich relevanten Unterlagen aufbewahren, er darf also nicht Daten von Mitgliedern ohne weiteres löschen, auch wenn diese dies wünschen). Und der Verein kann ein sonstiges schützenswertes Interesse besitzen, Daten zu verarbeiten und z.B. aufzubewahren (Mitgliederlisten der letzten Jahrzehnte oder Fotodokumentationen früherer Veranstaltungen zu Archivierungszwecken oder zum Erstellen einer Jubiläumszeitschrift).

Zweck und Rechtsgrund sind wichtige Bestandteile eines Verarbeitungsverzeichnisses und müssen für jede Datenart (Kategorie der Daten) benannt werden können.

Den Grundprinzipien einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung wird immer dann genüge getan, wenn personenbezogene Daten möglichst sparsam erhoben und gespeichert werden. Es muss immer wieder die Frage gestellt und beantwortet werden: „Zu welchem Zweck (Art. 5 DS-GVO) benötigen wir Daten?“

Was ist eine Auftragsverarbeitung (AV)?

Die Definition einer Auftragsverarbeitung ist nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO das Verarbeiten personenbezogener Daten durch einen Dienstleister, den Auftragsverarbeiter, im Auftrag eines Verantwortlichen. Unter Verarbeiten versteht man dabei gem. Art. 4 Nr. 2 DSGVO unter anderem das Erheben, Erfassen, Ändern oder Speichern von personenbezogenen Daten. Der Auftragsverarbeiter handelt dabei gemäß den Weisungen des Verantwortlichen. Typische Anwendungen sind beispielsweise die Abwicklung der Lohnabrechnung über einen externen Dienstleister oder der Versand von Newslettern.

Welche Bedeutung hat der AV-Vertrag für mein Unternehmen?

Die inhaltlichen Anforderungen an einen AV-Vertrag ergeben sich aus Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Durch einen AV-Vertrag wird sowohl auf Auftraggeber als auch auf Aufragnehmerseite Klarheit geschaffen, indem entsprechende Befugnisse und Weisungen, sowie Gegenstand und Zweck der Verarbeitung, geregelt werden. Rechte sowie Pflichten der jeweiligen Auftragsverarbeitung werden eindeutig festgelegt.

Außerdem können AV-Verträge Unternehmen eine gewisse Sicherheit geben, da im Falle eines vom Auftragsverarbeiter begangenen Datenschutzverstoßes nachgewiesen werden kann, dass die Verantwortung in seinem Aufgabenbereich lag. Allerdings ist hier Vorsicht geboten: Auch bei einer Auftragsverarbeitung bleibt der Auftraggeber der Verantwortliche im Sinne der DSGVO!