Finanzen zu verwalten, den Überblick über das Vermögen zu haben, gehört nicht zu den attraktivsten Aufgaben im Verein. Aber heute geht es nicht nur um die Mittelverwaltung, sondern auch um die Gestaltung des Finanzwesens. Spender wollen durch verlässliche Arbeit gewonnen werden, Ausgaben verantwortlich getätigt sein. Das verlangt gleichermaßen Gewissenhaftigkeit und Kreativität.
Das Rechnungswesen des Orgelbaufördervereins wird in Form einer doppelten Buchführung mit der Software der Firma SEWOBE gemacht.
Ordnungen
Ordnung für das Rechnungswesen
Der Vereinsvorstand hat für das Rechnungswesen des Vereins eine eigene Ordnung erlassen.
Diese besteht aus:
- Bilanzierungsrichtlinie
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Das Bilanzierungshandbuch gibt einheitliche Richtlinien zur Bilanzierung und Bewertung in Unternehmen und Konzernen vor.
- Kontierungsrichtlinie
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Die Kontierung ist bei der Buchführung die Entscheidung, auf welchen Konten ein einzelner Geschäftsvorfall nachfolgend gebucht werden soll. In der Regel werden im Zuge der Kontierung zusätzliche Angaben zur Kostenstelle und zum Kostenträger gemacht. Das Kontierungshandbuch gibt einheitliche Regeln vor, nach denen diese Kontierung zu erfolgen hat.
- Kostenrechnung
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Das Hauptanliegen der Kosten und Leistungsrechnung (KLR) ist der Vergleich zwischen geplanten (Soll-Kosten) und angefallenen Kosten (Ist-Kosten). Durch diesen Vergleich können getroffene Entscheidungen evaluiert und begründet werden. Außerdem können zukünftige vermögensrelevante Entscheidungen vorbereitet und beeinflusst werden. Es soll weiters die Frage beantwortet werden, in welchem Teilbereich des Vereins oder in welchem Projekt welche Kosten und Erträge angefallen sind.
- Controlling
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Controlling ist ein Teilbereich des unternehmerischen Führungssystems, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist. Im Controlling laufen die Daten des Rechnungswesens und anderer Quellen zusammen.
- Finanzordnung
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Die Finanzordnung regelt die Verwaltung des Vereinsvermögens durch den Vorstand und die entsprechenden Nachweispflichten gegenüber der Mitgliederversammlung. Sie umfassen also vor allem interne Verfahrensvorschriften und bildet einen Teil des internen Kontrollsystems.
Informationen Steuerrecht
BMF Steuern und Vereine
Finanzielle Aufzeichnungspflichten
Spendenbegünstigung (Spendenabsetzbarkeit)
Spendengütesiegel
Arbeitshilfen
Vorlage Kassazählliste
Jede/r Kassaführende ist verpflichtet, zusammen mit einem Mitglied des Vorstands die Kassa in regelmäßigen Abständen (monatlich) einer physischen Kassaprüfung zu unterziehen. Diese Kassaprüfung wird im DAV der Fa. SEWOBE dokumentiert.
DOWNLOAD FORMULAR
Vorlage Refundierung von Kosten
Finanziert ein Mitglied oder eine andere Person Kosten für den Verein vor, bittet er/sie mittels Formular um Refundierung. Dem ausgefüllten Formular sind die Originalrechnungen beizulegen. Die Refundierung kann bar oder per Überweisung erfolgen.
Vorlage Honorarnote
Das Honorar ist die direkte Vergütung von Leistungen. Honorare können fest vereinbart oder erfolgsbezogen sein. Sie können auch einen Ersatz von Provisionen für besondere Leistungen darstellen. Die Zahlung geschieht über die Honorarnote.
Vorlage Fahrtkostenabrechnung
Fahrtkosten können mit dem Auto, Zug, der S-Bahn, Taxi dem Rad oder dem Flugzeug erfolgen. Für Fahrtkosten mit einem Ticket ist der Ticket-Preis das Entscheidende. In Österreich liegt auf Bahn und Ubahn 10% Mehrwertsteuer, Flugtickets ins Ausland enthalten keine Mehrwertsteuer. Die Kosten des Tickets können in voller Höhe abgesetzt werden.
In Österreich beträgt das amtliche Kilometergeld für einen PKW 0,42 Euro. Für Mitfahrer können nochmals 0,05 Euro abgebucht werden.
Immer beliebter wird der Rad-Kilometer. Hier belohnt die Finanz den Sport und die Ökologie, denn wirkliche Kosten hat man kaum. Auch hier ist eine genaue Aufzeichnung ratsam. Verbuchen
kann man 0,38 Euro pro Kilometer.
Im Verein können Verpflegungskosten, die im Rahmen einer für den Verein getätigten Reise mittels Originalbelegen und dem Formular "Refundierung von Kosten" abgerechnet werden.
Auf Nächtigungen ist nach Möglichkeit zu verzichten. Ist eine solche unumgänglich, ist diese vom Vorstand zu genehmigen.
Vorlage Rechnungsprüferbericht
Jeder Verein muss mindestens zwei Rechnungsprüferinnen / Rechnungsprüfer bestellen.
Die Bestellung der Rechnungsprüferinnen / Rechnungsprüfer erfolgt durch die Mitgliederversammlung. Die Rechnungsprüferinnen / Rechnungsprüfer müssen die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel innerhalb von vier Monaten ab Erstellung des Rechnungsabschlusses prüfen. Danach haben die Rechnungsprüferinnen / Rechnungsprüfer dem Leitungsorgan (Vorstand) und dem Aufsichtsorgan (Mitgliederversammlung) zu berichten. Das Leitungsorgan muss die Vereinsmitglieder über den geprüften Rechnungsabschluss informieren.
Vorlage Zahlungsanweisung Kirche
In der Kirche liegen Zahlungsanweisungen (Erlagscheine) aus, die bereits alle notwenidgen Daten (Kontonummer, Empfänger, Zweck...) enthält.
Vorlage Zahlungsanweisung Zeitung
Jeder Vereinszeitung (Magazin) liegt eine Zahlungsanweisung (Erlagscheine) bei, die bereits alle notwenidgen Daten (Kontonummer, Empfänger, Zweck...)enthält.
Formular SEPA Lastschrift
Im Verein ist eine Lastschrift möglich. Bevor diese erstellt werden kann, muss die Einverständnis der betroffenen Person eingeholt werden. Die Vorlage bietet die Möglichkeit der Einverständnis für nur eine einmalige Lastschrift oder eine generelle Einverständnis für Lastschriften des Vereins.
Online-Banking BAWAG
Seit 2023 werden Überweisungen und Lastschriften über die Online-Banking-Plattform der BAWAG durchgeführt. Folgende Anleitung gibt den Prozess der "Unterschrift" wider.
SEPA Datei erstellen und Überweisung importieren
Seit 2023 werden Überweisungen und Lastschriften über die Online-Banking-Plattform der BAWAG durchgeführt. Folgende Anleitung gibt den Prozess der "SEPA Datei erstellen und im Onlinebanking importieren" wider.
Sonstige Informationen
Eingabe von Belegen in der Buchhaltung
In der Buchhaltung im DAV ist jeder Buchungszeile ein Beleg zugeordnet und hinterlegt. Diese Anweisung zeigt, wie diese Belege zur Buchungszeile hinzugefügt werden.
Eingabe Eingangsrechnung im DAV
Alle Eingangsrechnungen durchlaufen einen Freigabeprozess im DAV. Folgende Anleitung zeigt, wie eine Eingangsrechnung in den DAV eingegeben werden muss.
Wir bitten um Ihre Unterstützung
Um unsere Arbeit im Verein in gewohnter Weise und Qualität fortführen zu können, sind wir auf Ihre Unterstützung angewiesen. Wir freuen uns über jede Spende. Im Voraus sagen wir Ihnen herzlich DANKE!